Paardenprofessionals opgelet! Ben jij al klaar voor de nieuwe privacywet?

Beste paardenprofessional, heb jij al van de nieuwe privacywetgeving gehoord? Let op: ook jou gaat deze wet aan! HorseConnect helpt je graag met de nodige stappen die je moet nemen om er helemaal klaar voor te zijn.

De nieuwe privacywet

Er komt dus een nieuwe wet aan. Op 25 mei 2018 is het al zover, dan gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Internationaal heet deze wet de General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze wet krijgen klanten meer zeggenschap over hun gegevens en wat bedrijven daar mee doen. In de gedigitaliseerde wereld van nu eigenlijk helemaal niet zo gek.

Val ik onder deze wet?

Alle bedrijven die persoonsgegevens opslaan moeten voldoen aan deze verordening. Jouw bedrijf dus ook. Ook al werk je parttime of behandel je heel weinig dieren: iedereen moet eraan voldoen. De AVG treedt al in werking bij het versturen van een offerte, factuur of een digitale nieuwsbrief. Het bijhouden van afspraken met klanten en contactgegevens van klanten vallen ook onder de AVG.

Deze nieuwe wet zal voor de hele Europese Unie gelden en vervangt bijvoorbeeld de Nederlandse wet bescherming persoonsgegevens . Het is een zogenaamde inspanningswet: je moet kunnen aantonen dat je er actief mee bezig bent. Dat je weet waar je gegevens zijn en wat ermee gebeurt!

Consequenties:

De wet heeft voor jou o.a. de volgende concequenties:

• Je mag alleen gegevens opslaan die voor jou nodig zijn. Denk aan N.A.W. gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, bankrekeningnummers…
• Je moet op aantoonbare wijze vastleggen welke gegevens je opslaat, het is dus handig om daarvoor een protocol te maken en dat inzichtelijk voor je klanten te maken. Je zou dit in je algemene voorwaarden kunnen verwerken.
• Je moet kunnen aantonen welke maatregelen je hebt genomen om de gegevens te beschermen. Denk daarbij ook aan de ICT in je bedrijf; werk je nog met Windows XP? Je zult dan over moeten stappen op andere software die actueel is. Tevens moet je regelmatig updates uitvoeren en een virusscanner installeren. En als je alles op papier hebt? Dan moet je kunnen aantonen dat de privacy gewaarborgd is, wie kan er allemaal bij? Hebben deze mensen toestemming hiervoor?
• Wat doe je met de gegevens van klanten die niet meer bij je komen; hoe bewaar je die gegevens en hoe lang?
• Je moet de opslag van je data (bijvoorbeeld de Cloud of Microsoft OneDrive etc) controleren. Waar worden jouw gegevens opgeslagen (in Europa? Of in Amerika waar de omgang met privacy soepeler is en dus niet voldoet aan de AVG).
• Ben je geen ZZP-er en heb je mensen in dienst of werk je nauw samen met iemand? Zorg dan dat iedereen geïnformeerd is over de AVG én leg ook vast wat de procedures zijn over wie welke gegevens mag inzien. Wie beheert de privacygevoelige zaken? Het gaat zelfs zo ver dat iedereen die met de gegevens werkt een geheimhoudingsverklaring dient te tekenen en dat collega’s toestemming hebben om met de gegevens te werken.

Wat als je niet klaar bent op 25 mei?

Je hebt dus een verantwoordingsplicht en je moet kunnen aantonen dat je je aan de wet houdt. Met documenten moet je kunnen aantonen dat je de juiste maatregelen genomen hebt. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat toezicht houden en handhaven, als ze bij controle ontdekken dat je niet aan de wet voldoet moet je eerst aantonen dat je de bescherming van persoonsgegevens wel serieus neemt en dat je werkt aan verbetering. Als ze vervelend willen zijn kunnen ze je een boete opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van je wereldwijde omzet.

Wil je meer weten? Kijk dan bijvoorbeeld op de website van de Kamer van Koophandel, deze heeft hele uitgebreide informatie en een 10 stappen plan om je bedrijf AVG bestendig te maken.